Respuesta breve. Antes de delegar en un asistente o agente de IA tareas como leer correos, gestionar una agenda, preparar compras o actuar sobre sistemas de la empresa, hay que identificar qué datos verá, qué acciones podrá ejecutar, qué proveedor interviene y qué controles permiten recuperar el control. La revisión debe coordinar la protección de datos, contratos, seguridad y AI Act.
La AEPD publicó el 27 de octubre de 2026 un decálogo para ayudar a las personas y organizaciones a delegar tareas en asistentes y agentes de inteligencia artificial sin perder el control sobre los datos personales. La novedad es relevante para cualquier empresa que esté pasando de consultar un chatbot a permitir que la herramienta actúe sobre correos, documentos, CRM, compras, calendario o aplicaciones internas.
Si tu organización desarrolla, integra o utiliza estos sistemas, conviene ordenar el proyecto con un asesoramiento AI Act para empresas que conecte la clasificación del sistema con la protección de datos, la seguridad y los contratos tecnológicos. El objetivo no es frenar la automatización, sino poder demostrar quién autorizó cada acceso y qué límites tenía.
Por qué un agente de IA no es solo un chatbot
Un chatbot suele responder a una petición dentro de una conversación. Un agente puede recibir una instrucción, consultar varias fuentes, elegir los siguientes pasos y ejecutar acciones en nombre de una persona o de la empresa. Esa capacidad cambia el análisis jurídico y operativo: el riesgo ya no depende solo del texto que genera, sino también de los permisos, herramientas y datos a los que puede acceder.
Qué sistemas, cuentas, documentos o bases de datos puede consultar.
Qué puede crear, modificar, enviar, comprar, borrar o publicar.
Qué proveedor, subencargado, modelo o integración interviene.
Qué registros permiten reconstruir la actuación y corregirla.
Las preguntas que debe resolver la empresa antes de activarlo
1. ¿Qué finalidad tiene y quién decide?
La empresa debe describir el uso concreto, las personas afectadas y el resultado que espera. No basta con decir que se utilizará IA para mejorar la productividad. Hay que saber si el agente clasificará candidatos, responderá a clientes, asignará recursos, filtrará incidencias o recomendará decisiones que puedan afectar a derechos.
2. ¿Qué datos verá y cuáles son innecesarios?
El acceso debe limitarse a los datos imprescindibles para la tarea. Antes de conectar un agente al correo o al CRM conviene separar información personal, categorías especiales, secretos empresariales y datos que el proveedor no necesita. También hay que definir retención, entrenamiento, subencargados y transferencias internacionales.
3. ¿Qué puede hacer sin aprobación humana?
La autonomía debe diseñarse por niveles. Leer una carpeta no equivale a enviar un contrato; preparar un borrador no equivale a aceptarlo; recomendar una acción no equivale a ejecutarla. Las operaciones con impacto económico, contractual, reputacional o sobre personas deberían exigir una aprobación clara y trazable.
4. ¿Qué contrato y qué instrucciones existen?
El contrato debe identificar roles, finalidades, datos, medidas de seguridad, subcontratación, incidentes, asistencia, auditoría y salida. Las instrucciones de uso deben explicar límites, permisos, supervisión y canales de escalado. Si el proveedor no ofrece información suficiente, esa carencia debe tratarse como un riesgo de contratación, no como un detalle técnico.
5. ¿Cómo se detectará y corregirá un error?
La empresa necesita registros, alertas, revisión de acciones y un procedimiento para revocar permisos o detener el agente. También debe poder informar de incidentes, investigar accesos indebidos y responder a las personas afectadas. La trazabilidad es especialmente importante cuando el agente utiliza varias herramientas y el resultado final no puede explicarse mirando una sola pantalla.
Cómo se relacionan los agentes de IA con el RGPD y el AI Act
El RGPD sigue aplicándose cuando el agente trata datos personales. La empresa debe determinar la base jurídica, respetar los principios de minimización y limitación de la finalidad, garantizar la seguridad y facilitar el ejercicio de derechos. Si el uso puede generar un alto riesgo, habrá que valorar una evaluación de impacto y documentar las salvaguardas.
El AI Act añade obligaciones según el sistema, su finalidad y el papel que ocupa la empresa. Un mismo proyecto puede implicar a un proveedor, un responsable del despliegue y otros participantes de la cadena. La clasificación no se resuelve únicamente con la etiqueta comercial del software ni con una cláusula general del proveedor.
Cuando el agente intervenga en decisiones sobre personas, hay que analizar además la transparencia, la intervención humana y los límites de las decisiones exclusivamente automatizadas. El cumplimiento debe coordinarse con la normativa laboral, sectorial y de seguridad de la información cuando resulte aplicable.
Punto de control. Que una herramienta pueda conectarse técnicamente a una aplicación no significa que deba recibir acceso completo. La configuración de permisos y la revisión de las instrucciones son parte del cumplimiento, no una tarea que pueda dejarse para después del lanzamiento.
Checklist para implantar un agente con control
- Describir la finalidad y las tareas exactas que realizará.
- Inventariar datos, aplicaciones, cuentas y proveedores conectados.
- Asignar el rol de cada participante: responsable, encargado, proveedor u otro.
- Definir permisos mínimos, límites de acción y aprobación humana.
- Revisar contrato, subencargados, transferencias, conservación y entrenamiento.
- Analizar si procede una evaluación de impacto, una consulta al DPO o medidas reforzadas.
- Configurar logs, alertas, control de accesos y revocación inmediata.
- Formar a las personas usuarias y prohibir usos no autorizados.
- Probar errores, alucinaciones, accesos indebidos y escenarios de incidente.
- Conservar evidencias de la decisión, la configuración y las revisiones periódicas.
Qué debería documentar una empresa
| Documento o evidencia | Para qué sirve |
|---|---|
| Ficha del caso de uso | Explica finalidad, usuarios, datos, sistemas y resultado esperado. |
| Matriz de permisos | Delimita qué puede consultar, sugerir o ejecutar el agente. |
| Contrato y anexos | Ordena roles, seguridad, subcontratación, incidentes y salida. |
| Registro de revisiones | Acredita pruebas, incidentes, cambios y decisiones de aprobación. |
Preguntas frecuentes
¿Puede un agente de IA acceder a datos personales?
Sí, pero solo cuando exista una finalidad definida, una base jurídica y medidas proporcionales. La empresa debe limitar el acceso, revisar el proveedor y documentar cómo se protegen los datos durante la consulta, la generación y la ejecución de acciones.
¿Necesito un DPA para contratar un agente de IA?
Depende de los roles y del tratamiento realizado. Si el proveedor trata datos personales por cuenta de la empresa, normalmente habrá que articular la relación conforme al artículo 28 del RGPD. La revisión debe incluir subencargados, transferencias, seguridad, asistencia y eliminación o devolución de datos.
¿Debe revisar una persona todas las acciones del agente?
No existe una única respuesta para todos los casos. La supervisión debe ser proporcional al riesgo y efectiva: las acciones con impacto sobre personas, contratos, dinero o reputación necesitan controles más intensos que una tarea puramente auxiliar y reversible.
¿Tu empresa quiere delegar tareas en un agente de IA?
ScandoUp puede ayudarte desde su servicio de abogados AI Act para empresas en España a ordenar el caso de uso, revisar proveedores y contratos, coordinar AI Act y RGPD y preparar controles que puedas demostrar ante dirección, clientes o autoridad.
Fuentes oficiales: AEPD, notas de prensa y decálogo sobre asistentes y agentes de IA; Reglamento General de Protección de Datos; Reglamento europeo de inteligencia artificial; calendario y ejecución del AI Act.
Actualizado: 28 de octubre de 2026. Autor: Álvaro Ruipérez Candón, abogado de derecho digital, privacidad e inteligencia artificial en ScandoUp Global Legal. Contenido informativo, no constituye asesoramiento jurídico para un caso concreto.